7 Funções Arquivísticas - Por Ivi Borges

Atividade individual: elaborar uma postagem contendo a definição de cada uma das funções arquivísticas e argumentar como elas se relacionam aos documentos arquivísticos digitais.

De acordo com Rousseau e Couture, são sete as funções arquivísticas: produção, avaliação, aquisição, conservação, classificação, descrição e difusão.

A criação/produção contempla os procedimentos relacionados à manutenção do maior rigor possível na produção de documentos de arquivo, abrangendo definição de normas, conteúdo, modelos, formato e trâmite.

Esses procedimentos são fundamentais na produção de documentos arquivísticos digitais para que eles possam ser considerados autênticos e íntegros no cumprimento de sua função.

A avaliação é feita a partir de critérios preestabelecidos, definição dos prazos de guarda e destinação (eliminação ou preservação permanente) da documentação arquivística. Ela demanda o conhecimento da instituição. Contempla a participação de arquivistas nas ações da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, na elaboração e na aplicação da tabela de temporalidade, bem como os editais e listas de descarte e eliminação de documentos arquivísticos e a sujeição desses instrumentos à instituição arquivística na esfera de competência. Também abrange a atividade de fiscalização visando evitar a eliminação não autorizada de documentos arquivísticos. Abrange a atividade de microfilmagem e de digitalização de documentos.

A avaliação de documentos arquivísticos digitais tem a mesma importância que nos documentos físicos. Ela é essencial para não superlotar o sistema de arquivos digitais e não manter documentos que poderiam ser eliminados em memórias digitais.

A aquisição contempla a entrada de documentos nos arquivos correntes, intermediários e permanente. Refere-se ao arquivamento corrente e aos procedimentos de transferência e recolhimento de arquivo. É feito de forma a assegurar que o acervo recebido é completo, confiável e autêntico. Abrange também a doação, a dação, o depósito e o empréstimo sob custódia temporária, a microfilmagem de documentos pertencentes a outras instituições, mas têm o interesse fundamental ao fundo em custódia.

A aquisição de documentos arquivísticos digitais tem que ser ainda mais rigorosa que a dos documentos em suporte físico, pois há necessidade de verificação e validação dos procedimentos que assegurem a confiabilidade, autenticidade e completude do documento recebido.

A conservação/preservação engloba os procedimentos relacionados à manutenção da integridade física e (ou) lógica dos documentos ao longo do tempo, em como as tecnologias que permitem o seu processamento e recuperação.

Essa função arquivística e visivelmente o grande desafia dos documentos digitais arquivísticos, pois seus suportes são constantemente atualização e a migração desses suportes tem que ser feita para garantir a acessibilidade desses documentos.

A classificação refere-se à criação e à utilização de planos de classificação que reflitam as funções, atividades e ações ou tarefas da instituição acumuladora dos documentos arquivísticos nas fases corrente e intermediária e a elaboração de quadros de arranjo na fase permanente. A classificação orienta a organização intelectual do acervo de forma a refletir a estrutura organizacional e decisória da instituição e facilitar o acesso aos documentos produzidos. Para criar o plano arquivístico o arquivista deve ter autorização expressa da direção e ter acesso aos dossiês, documentos e processos de trabalho. Abrange também a fiscalização e o controle da utilização correta do plano bem como contato com os setores produtores a fim de identificar possíveis necessidades de revisão deste instrumento, efetivando-as quando julgadas cabíveis.

 Os documentos arquivísticos digitais também refletem a estrutura organizacional, portanto, também têm que ser classificados. Essa classificação facilita a localização do documento em meio digital.

A descrição é uma ação que perpassa todo o ciclo de vida do documento, devendo ter seus elementos adequados a cada uma das suas fases, à unidade documental a qual se refere e às necessidades do usuário. A indexação é um componente da descrição, como o processo de estabelecimento de pontos de acesso para facilitar a recuperação dos documentos ou informação. Compreende a criação e utilização de índices e de vocabulários controlados. Atualmente no Brasil existe a NOBRADE. 

Além de ser necessária nas 3 fases documentais, os documentos digitais também são objeto da descrição. Os vocabulários controlados e os índices resultantes dessa atividade também comtemplam esse tipo de documento.

A difusão/acesso tem relação com a acessibilidade do documento. Não se restringe ao acesso, mas também a proliferação das informações contidas nos documentos. Essa função perpassa todas as demais.

A característica mais marcante dos documentos arquivísticos digitais é a facilidade de acesso e difusão, pois eles são mais facilmente transmitidos entre os usuários.