Atividade: Fixando o Conteúdo

A Atividade em Grupo dessa semana consiste em selecionar um documento da MCEbyte para mudança de suporte.

O documento escolhido para a realização dessa atividade foi a Ficha Funcional dos funcionários da Empresa MCEByte. O contexto deste documento baseia-se na sua individualidade, ou seja, analisamos a Ficha Documental isolada do conceito de Dossiê Funcional. 

Com o documento definido, partimos então do pressuposto de que o Fundo da empresa MCEByte foi nos dado no primeiro dia de aula de Diplomática e Tipologia Documental (DTD) com as seguintes orientações:

1. O Fundo compõe de documentos impressos;

2. O Fundo da empresa MCEByte é indefinido, no sentido de que ao longo das nossas aulas surgiriam mais documentos, isto é, conforme formos trabalhando com o fundo mais documentos seriam "encontrados". Dando forma e aumentando o volume deste fundo, agregando maior sentido sobre a empresa.

Com base nessas afirmativas, sugerimos que não haveria de fato uma mudança de suporte, mas sim de informação. Como assim?! Ao invés de digitalizar as fichas funcionais decidimos digitá-las. Passando as informações presentes no documento impresso para o computador. Assim criando um banco de dados capaz de armazenar estas informações para que futuramente, pensando no crescimento da empresa, as fichas funcionais fossem criadas e tivessem todos os seus tramites digitalmente. Tal proposta visa as seguintes vantagens:

*Agilidade na hora do preenchimento das campos;

*Possibilidade de formação de banco de dados eletrônico;

*Facilidade de busca por qualquer funcionário;

*Possibilidade de corrigir erros com mais facilidade;

*Agilidade na transmissão do documento;

*Economia de espaço dentro da empresa;

*Economia de gastos com armazenamento físico dos documentos;

*Economia com a preservação do acervo documental.

Em suma, a conversão do suporte físico para o meio digital confere várias vantagens para o funcionamento da empresa, como também , se não for bem planejado ou executado pode acarretar em grandes prejuízos. Cabe a nós arquivistas e futuros arquivistas analisar a solução mais apropriada para cada caso sempre visando o custo x benefício para a instituição.