" No coração da diplomática jaz a ideia de que todos os documentos podem ser analisados, entendidos e avaliados em termos de um sistema de elementos formais que são universais na sua aplicação e descontextualizados em natureza. Isso implica que os documentos podem e devem ser identificados por seus constituintes formais e não pela informação que transmitem." (Duranti e MacNeil, 1996).
Com base nessa citação, entendemos que: exatamente como os documentos arquivísticos convencionais, os digitais se constituem em elementos que podem ser identificados e valiados por meio da diplomática.
Tal tematica foi abordada na última aula de Diplomática e Tipologia Documental, ministrada pela Prof. Tânia.
Por isso, a atividade de hoje consiste em: " Apresentar um exemplo de de DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS DIGITAIS e fazer análise de suas CARACTERÍSTICAS e PARTES CONSTITUINTES, segundo a Diplomática." (Blog Mãe).
Portanto, escolhemos um dos documentos criados para agregar ao fundo da empresa MCEByte. O documento escolhido foi a "Avaliação de Desempenho" do funcionário José, anterior ao seu desligamento.
Avaliação de Desempenho do funcionário José. Empresa MCEByte.
Análise diplomática do documento digital arquivístico
Características: forma fixa, conteúdo estável, relação orgânica, contexto identificável, ação e cinco pessoas (autor, redator, destinatário, originador e produtor).
- É um documento que foi criado no formato .doc protegido. Sua forma física como por exemplo: a fonte, o tamanho da fonte, formato e cores, não podem ser alterados. Por isso, o documento possuí uma forma fixa e conteúdo estável. Há uma relação orgânica, pois este documento antecede a Ficha Funcional do servidor José onde consta o seu desligamento, podendo assim, de maneira suposta, o motivo do seu desligamento da empresa. Sendo assim, a ação que originou a criação do documento foi a finalidade de provar, no caso exemplificado serveria para justificar, ter subsídios para o ato de desligamento do funcionário.
Elementos Intrísecos
5 Pessoas:
1. Autor: Supervisor do setor de Recursos Humanos da MCEByte
2. Redator: Auxiliar Administrativo do setor de Recursos Humanos da MCEByte
3. Destinatário: MCEByte
4. Originador: MCEByte
5. Produtor: MCEByte
Data Cronológica: 18/06/1998
Indicação e descrição da ação: Avaliação de Desempenho do funcionário José, o documento tem a finalidade de avaliar os funcionários da Empresa MCEByte.
Atestação: Logo marca da empresa e assinatura.
Elementos Extrínsecos
Apresentação Geral: Texto
Apresentação Específca: Layout do formulário de Avaliação de Desempenho cor padrão (preto) e fonte Callibri.
Outros: Endereço da empresa, logo marca, assinatura digital
Anotações: Legenda no rodapé do documento e a data da assinatura (18/06/1998)
Contexto:
Juridico Administrativo: Informativo e probatório
de Proveniência: documento funcional
de Procedimentos: avaliação
Tecnologico: documento salvo em .doc
Atributos:
Nome do autor: supervisor do Setor de Recursos Humanos da Empresa MCEByteFormato: Banco de Dados
Dados de Forma: Layout padrão do word.doc e do formulário de Avaliação de Desempenho
Dados de Conteúdo: Texto
Segundo documento analisado:
TABELA
DE PREÇOS
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Características do documento
arquivístico digital:
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Forma
Fixa
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Original em forma de tabela
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Conteúdo
Estável
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Tabelação de preço dos produtos
oferecidos
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Relação
Orgânica
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Relacionado com os documentos de
efetivação da compra e pagamento
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Contexto
Identificável
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Consulta no ato da compra ou para
conhecimento
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Ação
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Apoia a ação da compra
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Envolvimento
de Cinco Pessoas
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Autor Chefe
do Departamento Financeiro
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Redator Funcionário
do Departamento Financeiro
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Destinatário Vendedor
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Originador Não
Identificável
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Produtor MCEbyte
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Partes constituintes do documento
arquivístico digital:
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Forma
Documental
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Original
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Anotações
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Listagem tabulada de valores de serviços
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Contexto
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Criado para fornecer informações a clientes
no pré-compra
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Suporte
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Digital
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Atributos
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Somente leitura, não editável pelo
destinatário
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Componentes
Digitais
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Documento formato .doc
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