Atividade individual: elaborar uma postagem contendo a definição de cada uma das funções arquivísticas e argumentar como elas se relacionam aos documentos arquivísticos digitais.
De acordo com Rousseau e Couture, são
sete as funções arquivísticas: produção, avaliação, aquisição,
conservação, classificação, descrição e difusão.
A criação/produção contempla
os procedimentos relacionados à manutenção do maior rigor possível na produção
de documentos de arquivo, abrangendo definição de normas, conteúdo, modelos,
formato e trâmite.
Esses procedimentos são fundamentais na
produção de documentos arquivísticos digitais para que eles possam ser
considerados autênticos e íntegros no cumprimento de sua função.
A avaliação é feita a
partir de critérios preestabelecidos, definição dos prazos de guarda e
destinação (eliminação ou preservação permanente) da documentação arquivística.
Ela demanda o conhecimento da instituição. Contempla a participação de
arquivistas nas ações da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, na
elaboração e na aplicação da tabela de temporalidade, bem como os editais e
listas de descarte e eliminação de documentos arquivísticos e a sujeição desses
instrumentos à instituição arquivística na esfera de competência. Também
abrange a atividade de fiscalização visando evitar a eliminação não autorizada
de documentos arquivísticos. Abrange a atividade de microfilmagem e de
digitalização de documentos.
A avaliação de documentos arquivísticos
digitais tem a mesma importância que nos documentos físicos. Ela é essencial
para não superlotar o sistema de arquivos digitais e não manter documentos que
poderiam ser eliminados em memórias digitais.
A aquisição contempla
a entrada de documentos nos arquivos correntes, intermediários e permanente.
Refere-se ao arquivamento corrente e aos procedimentos de transferência e
recolhimento de arquivo. É feito de forma a assegurar que o acervo recebido é
completo, confiável e autêntico. Abrange também a doação, a dação, o depósito e
o empréstimo sob custódia temporária, a microfilmagem de documentos
pertencentes a outras instituições, mas têm o interesse fundamental ao fundo em
custódia.
A aquisição de documentos arquivísticos
digitais tem que ser ainda mais rigorosa que a dos documentos em suporte
físico, pois há necessidade de verificação e validação dos procedimentos que
assegurem a confiabilidade, autenticidade e completude do documento recebido.
A conservação/preservação engloba
os procedimentos relacionados à manutenção da integridade física e (ou) lógica
dos documentos ao longo do tempo, em como as tecnologias que permitem o seu
processamento e recuperação.
Essa função arquivística e visivelmente
o grande desafia dos documentos digitais arquivísticos, pois seus suportes são
constantemente atualização e a migração desses suportes tem que ser feita para
garantir a acessibilidade desses documentos.
A classificação refere-se
à criação e à utilização de planos de classificação que reflitam as funções,
atividades e ações ou tarefas da instituição acumuladora dos documentos
arquivísticos nas fases corrente e intermediária e a elaboração de quadros de
arranjo na fase permanente. A classificação orienta a organização intelectual
do acervo de forma a refletir a estrutura organizacional e decisória da
instituição e facilitar o acesso aos documentos produzidos. Para criar o plano
arquivístico o arquivista deve ter autorização expressa da direção e ter acesso
aos dossiês, documentos e processos de trabalho. Abrange também a fiscalização
e o controle da utilização correta do plano bem como contato com os setores
produtores a fim de identificar possíveis necessidades de revisão deste
instrumento, efetivando-as quando julgadas cabíveis.
Os documentos arquivísticos
digitais também refletem a estrutura organizacional, portanto, também têm que
ser classificados. Essa classificação facilita a localização do documento em
meio digital.
A descrição é uma ação
que perpassa todo o ciclo de vida do documento, devendo ter seus elementos
adequados a cada uma das suas fases, à unidade documental a qual se refere e às
necessidades do usuário. A indexação é um componente da descrição, como o
processo de estabelecimento de pontos de acesso para facilitar a recuperação
dos documentos ou informação. Compreende a criação e utilização de índices e de
vocabulários controlados. Atualmente no Brasil existe a NOBRADE.
Além de ser necessária nas 3 fases
documentais, os documentos digitais também são objeto da descrição. Os
vocabulários controlados e os índices resultantes dessa atividade também
comtemplam esse tipo de documento.
A difusão/acesso tem
relação com a acessibilidade do documento. Não se restringe ao acesso, mas
também a proliferação das informações contidas nos documentos. Essa função
perpassa todas as demais.
A característica mais marcante
dos documentos arquivísticos digitais é a facilidade de acesso e difusão,
pois eles são mais facilmente transmitidos entre os usuários.
